Ti piacerebbe diventare una wedding planner? Allora leggi con attenzione questa guida, troverai tanti consigli e tutti i passaggi che devi seguire per diventare una wedding planner di successo!
Enzo Miccio è probabilmente il wedding planner più famoso in Italia, ed è grazie a lui se la professione di wedding planner ha iniziato ad essere sempre più conosciuta, diventando una carriera così attraente che oggi è tutto un proliferare di corsi per diventare wedding planner.
La professione di wedding planner, essendo ancora giovane, non ha un percorso di studi predefinito e obbligatorio, e questo fa sì che tanti fornitori delle nozze si propongano anche come wedding planner, pensando che questo possa equivalere a segnalare i contatti di altri fornitori.
Questo ha comportato anche un proliferare di wedding planner “improvvisate”, persone poco preparate, che spesso per conquistare un cliente offrono il loro supporto a titolo “gratuito”, facendo unicamente affidamento sulle provvigioni che i fornitori sono in grado di offrire loro. Spesso spariscono con la stessa velocità con cui sono entrate nel mercato, ma nel frattempo contribuiscono a diffondere una errata percezione del ruolo.
Ecco perché oggi è ancora più importante rispetto al passato fare un percorso di studi di ottimo livello, così da imparare davvero tutto ciò che serve per svolgere al meglio la professione e renderla profittevole.
Quando io iniziai, più di 10 anni fa, il mio percorso per diventare una wedding planner, nessuno mi aveva preparata a tutto ciò che avrei dovuto affrontare per emergere e creare un business di successo. Non esistevano ancora corsi di formazione specifici, e i consulenti a cui mi ero rivolta sentivano la parola “wedding planner” per la prima volta nella loro vita (a meno di aver visto il film della Lopez uscito proprio in quel periodo).
Ecco perché oggi voglio dire a te, mia futura wedding planner, tutto ciò che mi sarebbe piaciuto sapere quando iniziai la mia attività.
Cosa ti serve per diventare una wedding planner di successo
Qualità e competenze di una brava wedding planner
Il lavoro principale della wedding planner è organizzare e coordinare il matrimonio, quindi se vuoi avere successo devi essere molto brava a:
- Capire cosa vogliono i clienti, riuscendo a rapportarti con loro nelle varie fasi, e rendendoli felici e soddisfatti del servizio e del risultato.
- Stimare il budget necessario per raggiungere l’obiettivo condiviso, e sapere come e dove intervenire per adeguarlo alle disponibilità dei clienti.
- Negoziare sia con gli sposi sia con gli altri fornitori con cui dovrai relazionarti.
- Pianificare e organizzare un matrimonio dalla A alla Z: significa conoscere le dinamiche di ogni servizio che concorre alla realizzazione dell’evento e avere competenze di project management.
- Gestire il tempo al meglio, risorsa preziosa per i clienti e aspetto fondamentale per la tua marginalità.
- Risolvere rapidamente i problemi, perché ogni matrimonio ha i suoi imprevisti, pertanto è indispensabile che tu sappia affrontare i problemi e trovare soluzioni con rapidità.
- Fare rete e networking sia con i tuoi colleghi, sia con gli altri fornitori. In questo modo potrai crearti una rete di contatti con cui crescere e confrontarti, ti sarà di aiuto per promuoverti e trovare lavoro con più facilità, e sarà essenziale per poter proporre agli sposi i fornitori giusti per le loro esigenze. Ho approfondito in questo video come trovare fornitori in modo efficiente ed efficace.
- Comunicare in modo efficace: non basta saper fare bene “il mestiere”, occorre saperlo promuovere con la giusta strategia e gli strumenti più idonei a implementarla.
Queste sono le qualità e competenze che devi possedere, ora vediamo quali sono gli altri requisiti…
Requisiti per diventare wedding planner
Per diventare wedding planner in Italia non è obbligatorio fare corsi specifici o iscriversi a un albo professionale. Più recentemente alcune associazioni di categoria hanno lavorato a una certificazione accreditata secondo la Prassi di riferimento (UNI 61:2019). È un tentativo di normare un settore senza regole e dare valore al ruolo. Personalmente ne apprezzo l’intenzione, ma lo vivo come una limitazione alla libertà e creatività imprenditoriale, preziosa ORA più che mai.
È sufficiente, per essere in regola, aprire la tua partita iva (codice Ateco 96.09.05 – Organizzazione di feste e cerimonie). NB. Più avanti nell’articolo ti spiego anche quando sarebbe opportuno aprirla.
Però è chiaro che se vuoi farti strada in un settore competitivo come quello dei matrimoni, dovrai essere il più preparata possibile. Per questo ti consiglio di seguire dei corsi validi per diventare wedding planner.
Corsi per wedding planner
Se vuoi diventare una brava wedding planner, come prima cosa devi imparare da chi svolge questa professione con successo.
Evita i corsi proposti da agenzie di formazione generiche che, oltre al corso per diventare wedding planner, propongono anche quello per diventare sommelier o bartender. Possono essere utili per “annusare” la professione e capire se è un lavoro che può fare per te, ma diciamocelo, ormai in rete puoi trovare di meglio a titolo gratuito. Se fai sul serio, meglio optare per un corso approfondito tenuto da una wedding planner con molta esperienza, perché così potrai attingere al sapere di una persona in gamba che ti insegnerà anche il “nitty gritty” e le dinamiche più complesse e “sommerse” della professione.
Perciò prima di iscriverti a un qualsiasi corso verifica:
- Chi è l’insegnante? È una wedding planner esperta che lavora nel settore da numerosi anni?
- Il corso insegna tutto ciò che ti serve, oppure tratta solo pochi argomenti base? Tratta solo le competenze relative all’organizzazione di un evento o affronta anche argomenti di business management?
- Cosa dicono gli ex studenti di quel corso? Sono soddisfatti?
Quali sono i costi dei corsi per wedding planner?
Un corso serio per wedding planner può costare da diverse centinaia di euro a qualche migliaio di euro, perciò valuta con attenzione ogni corso e chi è l’insegnante.
Se vuoi approfondire il discorso costi, ti rimando all’articolo in cui parlavo dei costi dei corsi per wedding planner.
Come iniziare a lavorare come wedding planner: i passi da seguire per renderlo un lavoro appagante e sostenibile
No, non devi iniziare peregrinando fra fornitori.
No, non devi fiondarti a visitare mille locations.
No, non devi neanche correre ad acquistare un dominio o cercare a chi commissionare lo studio del tuo logo.
E no, non devi subito aprire partita iva.
Ora ti dico cosa direi alle “me” di dieci anni fa se si trovasse a partire ora. Se decidesse ora di diventare wedding planner.
In questo ordine.
Innanzitutto le farei una premessa. “Non è facile cara mia, ma hai molti strumenti in più rispetto a quelli che ho avuto io. D’altra parte, hai anche più concorrenza e spose millennials. Le condizioni sono diverse. Se non sfrutti bene i tuoi assi sei fregata“. Sei pronta? Cominciamo!
1. Analizzati: skills, passioni, valori.
Parti da te. Se fare la wedding planner è il lavoro dei tuoi sogni non trasformarlo nel tuo incubo. Stai cercando di crearti un lavoro che ti soddisfi e appaghi sul piano economico e PERSONALE.
Devi progettare il tuo biz con l’obiettivo di lavorare nelle migliori condizioni possibili.
Le migliori condizioni possibili sono quelle che mettono in campo le tue attitudini/caratteristiche (soft skills), le tue capacità/competenze (hard skills), le tue passioni, i tuoi valori. Un’analisi approfondita potrà aiutarti a mettere a fuoco il punto 2.
2. Scopri la tua nicchia e la tua onlyness.
La nicchia è tanto utile quando si deve insidiare un mercato molto inflazionato. Una volta presidiata la nicchia, il biz potrà (se tu lo vorrai) poi evolvere e rivolgersi a nuovi segmenti.
La nicchia viene definita come un numero ristretto di persone che esprimono un bisogno molto specifico. Il bisogno di “organizzare il matrimonio che hai sempre sognato” non è specifico ;-). La nicchia va scoperta e deve consentire di applicare al meglio i nostri assets e le nostre competenze. Pensaci bene!
Onlyness è invece la bellissima parola con cui Nilofer Merchant definisce “ that thing that only that one individual can bring to a situation. It includes the journey and passions of each human. Onlyness is fundamentally about honoring each person: first as we view ourselves and second as we are valued. Each of us is standing in a spot that no one else occupies. That unique point of view is born of our accumulated experience, perspective, and vision. Some of those experiences are not as “perfect” as we might want, but even those experiences are a source for what you create.”
In questo periodo storico le aziende cercano di diventare persone, noi abbiamo a nostro vantaggio che persone lo siamo per davvero! Gli strumenti di marketing attuali e il più ampio contesto socio-economico-culturale avvantaggiano la relazione, l’interazione Human2Human.
3. Metti subito a fuoco il tuo cliente ideale e indaga più a fondo i suoi bisogni e paure.
Vai a fondo. Definisci bene il profilo del tuo cliente ideale. Puoi creare delle personas. Le personas sono clienti ideali immaginari ma descritti in modo estremamente realistico ed accurato. Ti consiglio di non andare oltre tre profili. Più riduci, più sarà facile andare poi a comunicare direttamente a lei/loro.
Devi darle: nome, età, professione, residenza, lavoro, famiglia, potere d’acquisto, interessi/hobbies/sport, una foto (!), ma anche e soprattutto problemi/frustrazioni e paure, desideri evidenti e desideri profondi.
Potrai indagare meglio i suoi bisogni con dei questionari costruiti ad hoc.
4. Definisci servizi e pricing.
Stai cercando di crearti un lavoro che ti soddisfi e appaghi sul piano personale ED ECONOMICO. Sei già a buon punto ma te ne manca un pezzo. Occorre capire come “progettare” la tua macchina perché possa funzionare. Devi chiudere il cerchio. Hai già definito bisogno e cliente.
Ora chiarisci la relazione con il cliente, le caratteristiche di ogni servizio, i costi e il pricing.
Sinergia è una bella parola. Ogni scelta lavora in modo sinergico con le altre e i vari servizi in modo sinergico fra di loro. Devi avere ben chiara la situazione in cui voi ritrovarti, per poter progettare la macchina a condurti proprio lì.
In questa fase puoi anche iniziare a cercarti un bravo commercialista.
Stabilire il prezzo dei tuoi servizi non è facile, e fidati, non puoi basarti unicamente sui prezzi della concorrenza. Come devi stabilire i prezzi per i tuoi servizi l’ho spiegato bene in questa LIVE CALL “WEDDING PLANNING & PRICING: quanto mi faccio pagare? Come definire il prezzo di un servizio”. Puoi subito vedere il Replay! È free!
5. Lavora (e non smettere di lavorare) sul mindset
Non è fuffa new age. Te lo assicuro. Per tanto tempo sono rimasta nella mia convinzione che un target con alto potere di acquisto non fosse adatto a me. “Le persone ricche non hanno rispetto delle persone”. “Le persone ricche non hanno buon gusto”. “Le persone ricche vogliono fare show-off”. Erano alcune delle mie “convinzioni limitanti”. Questo tipo di blocchi possono limitarci. Con aiuto e metodo possono essere superate.
6. Studio della concorrenza
Non perdere troppo tempo a cercare di capire come operano tutti i tuoi competitors. O meglio, identifica nel mercato i tuoi riferimenti ispirazionali e analizza quelli. Ma bene! Come si presentano, il tono di voce, il portfolio, le testimonianze, i contenuti che pubblicano, la loro pagina dei servizi, il network, le sales page, gli eventuali servizi su cui il biz ha verticalizzato o scalato, gli strumenti che presidiano. Lasciati ispirare, sii ricettiva. Una collega potrebbe ispirarci con la sua umanità, un’altra con il suo estro creativo, un’altra ancora con la sua capacità comunicativa.
Si dice che ammiriamo negli altri ciò che in realtà già possediamo ma non esprimiamo. È probabile che anche i modelli ispirazionali ti aiutino a mettere a fuoco alcuni tratti della tua personalità.
E non prendertela con chi parte con basi meno solide delle tue e alimenta la diffidenza di clienti e e collaboratori.
ll mercato può essere influenzato nel lungo periodo solo se ognuno di noi cerca di diventare un modello ispirazionale per qualcun altro.
7. Studio del settore
Sei attratta da questo settore e dai molti settori che coinvolge. La fotografia, l’hospitality, il video- making, il banqueting, l’entertainment, il light design, l’arte floreale, la grafica, la moda, etc etc. Non puoi fare la wedding planner senza conoscerne gli elementi. Non basta aver coordinato una manciata di eventi (o spesso solo il proprio) per capirne i meccanismi e conoscerne i dettagli. Non possiamo diventare esperti di ogni settore ma dobbiamo poter essere riconosciuti come leader credibili di un progetto. Dobbiamo poter parlare la loro lingua, sapere come approcciarli, come “briffarli”, come negoziare, cosa controllare, come gestire la parte contrattuale, come intervenire, come interagire. Certo, con l’esperienza il quadro si farà sempre più completo ma cerca subito un buon corso che approfondisca opportunità e criticità per ogni servizio/fornitore che andiamo a coinvolgere per realizzare l’evento.
Crea il tuo network, studia, seleziona, incontra e intervista i fornitori con cui ti piacerebbe collaborare in futuro. Approcciali con umiltà e manifestando la tua grande passione. La passione è il motore di questo settore, ti assicuro che non resteranno indifferenti.
8. Cerca di fare esperienza diretta. Vai a fondo.
Non è facile fare esperienza in affiancamento ad altre wedding planner. Puoi provarci cercando di essere presente con garbo e acutezza sui loro canali, interagendo con loro e facendoti notare. Ma puoi anche decidere di proporti ad altri fornitori coinvolti nel wedding day (fiorista, catering, fotografo). Deep dive con ognuno di loro. Anche gli style shoot (vedi punto 12) aiutano molto in questo: possiamo cogliere l’opportunità e, sempre con garbo, (durante sia la fase organizzativa che quella esecutiva) chiedere, discutere, commentare, approfondire con uno sguardo più ampio sul mercato. Una volta approfondita la loro conoscenza potrai proporti come aiuto/portaborse o qualsiasi cosa possa darti un’esperienza diretta il giorno del giorno dell’evento.
Renditi disponibile a titolo gratuito per le amiche. Magari non sono i matrimoni che vorresti organizzare tu e loro non rappresentano il tuo cliente ideale ma ti aiuteranno a costruire il tuo workflow e capire meglio le dinamiche del lavoro-con-committente rispetto al mio-matrimonio. Se non è il matrimonio che vorresti organizzare, non utilizzerai le foto in comunicazione, se riesci a spuntare anche solo qualche corners/allestimento che pensi rispecchi il tuo posizionamento e possa attrarre il tuo cliente ideale allora sincerati di avere il fotografo giusto a scattarli (piuttosto sostieni tu un piccolo investimento per il tuo portfolio).
9. Prendi il marketing per le corna
Sviluppa la tua Immagine coordinata. Un’immagine coordinata ben studiata è importante per comunicare chi sei, cosa fai e come lo fai. Nei primissimi steps hai fatto luce sulla tua nicchia, personalità e onlyness. Ora devi tradurli nel tuo logo, naming, nei patterns/colori, nei font, nella imagery, nelle icone/simboli/illustrazioni, nei copy, nel Tono di Voce! Il tuo Tono di Voce è importante quanto il tuo logo. Non è vero che la parola è morta e l’immagine è regina. La parola nel mondo digitale vive nuova vita, si trasforma, evolve. Il marketing online è complesso ma mai come ora ci troviamo a scrivere tonnellate di parole.
Elabora la tua strategia di marketing. Individua gli strumenti giusti per valorizzare i tuoi assets. E inizia a passare all’azione. Puoi iniziare ad acquistare un url (e appena avrai qualche elemento della tua immagine coordinata potrai creare una home page “sito in costruzione” mentre vai avanti a scrivere i tuoi testi/contenuti). Puoi iniziare a stampare i tuoi biglietti da visita (e anche altri materiali stampati se lo riterrai necessario). Puoi iniziare a registrare e impostare i tuoi profili socials, puoi anche iniziare a impostare le campagne adwords e socials.
Inizia a creare la tua community anche se non sei ancora pronta ad offrire i tuoi servizi.
Cogli da subito il valore del List Building (la costruzione di una tua mailing list).
NB In questa lista “apertura partita iva” arriva dopo semplicemente per ritardare il più possibile i versamenti INPS obbligatori ma se stai commissionando lavori a fornitori esterni ti converrebbe poter scaricare l’iva. Anche vero che nel regime forfettario non scarichi nulla. A questo punto hai già trovato il tuo commercialista. Condividi con lui il tuo progetto e fatti consigliare (dipende anche molto dal modello di biz che a quest’ora avrai messo a fuoco!)
10. Crea contenuti di valore.
È sempre marketing, ma merita un punto tutto per sé. Dicono “Content is king” . Devi condividere con generosità E in modo strategico (“sharing is caring”) contenuti di valore per la tua nicchia: content marketing.
Il tuo cliente ideale deve pensare “Interessante quello che dice questa qui” e poi “mi piace come pensi, come ragioni, cosa proponi” e infine “mi fido di te e non vedo l’ora di lavorare insieme!”. Lo si fa attraverso la condivisione e la relazione. Puoi iniziare a pianificare il tuo calendario editoriale, sviluppare il tuo/i tuoi freebie e i tuoi contenuti di valore gratuiti, per acquisire un vantaggio sulla tua programmazione (ah! La Programmazione! sarà una delle cose più difficili per te cara Monica! ;-), ma non arrendiamoci 
.
11. Costruisci la tua RoadMap di acquisizione e gestione del cliente.
Un po’ è marketing e un po’ project management. Ma il fatto che se ne possa occupare la stessa persona (te!) è fantastico a livello di fluidità del processo! Non sto a dirti quanto mi è stato utile fare chiarezza qui sopra. Talmente utile che ci ho fatto su un Retreat ;-).
Tu lavora da subito alla tua RoadMap. All’inizio non sarà perfetto (e niente lo sarà al primo colpo), aggiusti il tiro strada facendo. Analizza il tuo workflow e cerca di capire come puoi migliorarlo, dove puoi scalarlo, quali strumenti puoi adottare, dove puoi trovare le sinergie. Inizia da subito a ottimizzare i tuoi processi. Non farti trovare impreparata. Definisci da subito come attrarre, far innamorare e gestire il tuo cliente. Non aspettare di affogare (non organizzerai un solo matrimonio alla volta my dear!). È quando affoghi che il problema ti viene sbattuto in faccia ma non devi arrivare lì, perché se inizi subito a ottimizzare i tuoi processi/strumenti/flussi stai parallelamente:
- aumentando la stabilità del tuo biz;
- aumentando il valore del tuo servizio;
- individuando aree di scalabilità;
- aumentando la tua produttività.
12. Scatta style shoot strategici e crea il network.
Anche questo è marketing. Quando hai capito bene dove vuoi andare, costruisci il tuo network e tessi relazioni proponendo progetti di style shooting. Lavora a style shoot che mettano in risalto le tue doti e parlino alla tua cliente ideale. È esattamente lei che devi attrarre. Se vuoi diventare wedding planner non sottovalutare questo importante strumento strategico!
A QUESTO PUNTO HAI FATTO TUTTO Ciò CHE POTEVI FARE NEL “DIETRO LE QUINTE”. È ora di aprire il sipario my dear.
Ecco gli ultimi 4 steps nel nostro percorso “Come diventare wedding planner”
13. Apri ‘sta partita iva!
Se vuoi promuoverti e presentarti al mondo come wedding planner è necessario. È arrivato il momento di credere in te stessa.
14. Vai online e inizia a promuoverti!
Ora puoi andare on-line con il sito e partire a tutta birra con le tue attività di marketing. Hai materiale fotografico, servizi pensati e confezionati, una strategia, degli strumenti. GO baby! La macchina è in strada, devi solo schiacciare sull’acceleratore.
Con un buon lavoro di analisi e strategia parti bene, ma sono l’azione e l’esperienza a darti una sempre maggiore consapevolezza. È probabile che tu debba ricalibrare l’obiettivo strada facendo. È normale. Ed è anche il motivo per cui il lavoro di analisi iniziale deve essere fatto bene ma non ti ci devi arenare. L’azione ti aiuterà ad avere sempre più focus e chiarezza sui tuoi obiettivi.
Ah ancora un paio di cose Monica! (sto parlando con la me di dieci anni fa ricordi? )
15. Iscriviti a una Masterclass ogni anno
Oggigiorno sono un’opportunità immensa. Per come sono generalmente strutturate (online, con una durata che va da qualche settimana a diversi mesi) il grande vantaggio è il poter essere seguita passo passo nell’implementazione delle tue azioni. Non sono un “dai e vai” ma ti accompagnano lungo il percorso.
Ovvio che a te, se vuoi diventare una wedding planner, come prima Masterclass, suggerisco la mia! 😉
Nella FASTFORWARD MASTERCLASS per wedding planners ho messo e ci sto mettendo anima e cuore e credo fermamente che sia un percorso potente e trasformativo.
Successivamente potrai iscriverti ad altre Masterclass e corsi per approfondire specifici temi e argomenti. WordPress, Socials, copywriting, Mindset, funnels, SEO, styling, public speaking etc c’è tanta roba interessante là fuori. E non devi neanche spostarti! C’è moltissima offerta nell’online. Vero, molti sono in lingua inglese (ma che te lo dico a fare! gli “ammericani” su questo sono avaaaanti) ma stiamo velocemente recuperando, anche grazie alla rivoluzione digitale indotta dalla pandemia.
Ma potrai in futuro trovare corsi validi e ben fatti per molte competenze che andranno approfondite e poi nutrite nel tempo (copywriting, social, SEO, styling, public speaking etc). Gli strumenti evolvono alla velocità della luce. Stagli dietro. Non smettere di formarti.
16. E per finire, non dimenticare l’esercizio fisico.
Prova lo yoga (ora non mi credi ma ti piacerà!) e prenditi un border femmina, chiamala Lucy e goditi con lei le passeggiate del mattino!
Ecco quel che mi direi se se mi trovassi a prendere una birra con la me di dieci anni fa che vuole avviare adesso la sua attività di wedding planning.
Spero possano essere consigli utili anche per te
Ho creato per te anche una mini-serie di 3 video “Come diventare wedding planner” che trattano di Strategia, Competenze, e Marketing.
Vieni a trovarmi su CHEERS!, il gruppo FB per wedding planners! Non ti sentirai più sola e potrai confrontarti con una community di colleghe che condividono le medesime difficoltà e opportunità. Non puoi mancare!
Stabilire il prezzo dei tuoi servizi non è facile, e fidati, non puoi basarti unicamente sui prezzi della concorrenza. Come devi stabilire i prezzi per i tuoi servizi l’ho spiegato bene in questa LIVE CALL “WEDDING PLANNING & PRICING: quanto mi faccio pagare? Come definire il prezzo di un servizio. Puoi subito vedere il Replay! E’ free!
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Bellissimo articolo Monica, complimenti!!! Ne farò tesoro!!
Grazie Monica, articolo molto interessante!!
grazie a te Elisa per commento! felice di esservi utile!