Emergenza Coronavirus: matrimoni cancellati, posticipati e a rischio. Come gestire, nel ruolo di wedding planner, una situazione così complessa? 

(disclaimer: non sono un avvocato e ogni informazione/suggerimento andrà verificato con il proprio studio legale, chiedo anticipatamente scusa alla Corte, ma non sto fornendo una consulenza legale: semplicemente, riflessioni e considerazioni che possono aiutare a riflettere)

Premetto la cosa più importante è la salute della popolazione, sono felice che l’Italia, aihmè a differenza di altri paesi, la stia valutando più importante degli interessi economici della nazione. E’ diifficile, ma mi rende orgogliosa di essere Italiana.  L’invito attuale per tutti è #iorestoacasa.

So anche che molte di noi hanno bisogno di rassicurazione e qualche parola di conforto. Aihmè io non sono molto brava in questo. Faccio sempre il giro del mondo alla ricerca delle parole giuste e mi ritrovo sempre con la bocca asciutta.

Io provo ad aiutarti nel modo che mi riesce meglio. Cercando di fare con te un’analisi lucida e razionale della situazione e un po’ di chiarezza in mezzo alla confusione generale per aiutarti a gestire una situazione davvero molto complessa per il nostro settore e per il nostro ruolo di wedding planner.

In questi giorni ho letto molto e ho mi sono confrontata con molti amici, colleghi e collaboratori che operano nel settore degli eventi e matrimoni. Ho raccolto impressioni, dati, esperienze, proposte che vorrei condividere in questo articolo.

Cerchiamo di aiutarci e sostenerci a vicenda.

La situazione

Con il DCPM in vigore dal 10 marzo l’area soggetta a prescrizioni è estesa a tutta Italia, che diventa “zona protetta”

Qui il DCPM del 9 marzo.

Un estratto:

[ Bar e ristoranti possono rimanere aperti fino alle 18.00, dopo dovranno chiudere. Sarà cura dei gestori garantire la distanza sicurezza di un metro tra i clienti. Chi non si adegua alla direttiva, rischia la sospensione dell’attività.

Si potrà viaggiare con treni, pullman e aerei solo per comprovati motivi di lavoro e salute.

Sono sospese tutte le manifestazioni organizzate, nonché gli eventi in luogo pubblico o privato, ivi compresi quelli di carattere culturale, ludico, sportivo e religioso, anche se svolti in luoghi chiusi ma aperti al pubblico, quali, a titolo d’esempio, grandi eventi, cinema, teatri, pub, scuole di ballo, sale giochi, sale scommesse e sale bingo, discoteche e locali assimilati; nei predetti luoghi è sospesa ogni attività.

Sono sospese le Messe e tutte le cerimonie religiose, compresi funerali e matrimoni. I luoghi di culto potranno rimanere aperti solo adottando le misure atte a garantire che non si registri un assembramento di persone. ] 

L’Italia è “zona protetta” fino al 3 Aprile. Il Governo si dichiara pronto a intervenire ancora se dovesse essere necessario.

Non sono un legale ma questo decreto non parla troppo legalese perché deve essere compreso a tutti. Si evince che sono vietati in tutta Italia i matrimoni così come tutti gli eventi in luogo pubblico o privato.

Con Aggiornamento DCPM dell’11 marzo le misure diventano ancora più restrittive e chiudono tutti gli esercizi commerciali fatti salvo prima necessità e tutti gli uffici non produttivi.

Nel frattempo il settore del turismo ha perso nel solo mese di marzo fra il 70-80 % di incassi.

La tendenza sembra essere quella di posticipare la data, ma sono comunque tanti i matrimoni cancellati o comunque a rischio. Sarà un colpo durissimo. Ma non lo sarà solo per il nostro settore. Lo sarà per tutti  e a livello planetario.

Bene spostare, ma dobbiamo accettare di navigare senza controllo. E non possiamo essere certi di quando ne usciremo e come.

“Forza Maggiore” o “coronavirus” : diritti delle parti e linee di condotta

Il DCPM è una sopravvenuta condizione di Forza Maggiore (nel periodo per cui resta in corso di validità).

Una definizione che fino a una settimana fa non interessava a nessuno e che oggi googlano in tanti.

La causa di Forza Maggiore può essere invocata da entrambe le parti che hanno stipulato un contratto: sia dal fornitore, che dal cliente. Non sussistono le condizioni per poter svolgere il servizio né per poterne fruire . La causa non è imputabile a nessuna delle due parti.  Ne segue una risoluzione del contratto e la restituzione della caparra (o in alternativa, di comune accordo, lo spostamento della prenotazione ad altra data).

Fino al 3 aprile, questa è la situazione in cui si ritrova tutto il nostro settore.

Dopo quella data occorrerà capire quali saranno le nuove disposizioni e se sussistono o meno le condizioni per applicare il principio di Forza Maggiore.

1. Quando è causa di forza maggiore?

“La causa determina l’impossibilità totale di realizzare la prestazione contrattuale, deve essere imprevedibile al momento della redazione del contratto o avere effetti inevitabili.”. Il DCPM del 10 marzo e in validità fino al 3 aprile rende di fatto impossibile l’erogazione del servizio al fornitore e anche la fruizione del servizio da parte del cliente in questo periodo.

Ma attenzione. Ma per invocare la Causa di Forza Maggiore sembrerebbe essere sufficiente una sola parte impossibilitata ad adempiere (sempre per le motivazioni illustrate sopra).

Se l’Italia dovesse uscirne e la maglie del decreto dovessero allentarsi e tornare a rendere possibile lo svolgimento del servizio, occorrerà comunque vedere che succede nei paesi di provenienza dei clienti.

Se nel paese di provenienza ci fosse un ordinanza restrittiva che vieta gli spostamenti per ordine delle Autorità, se dovessero venire soppressi tutti i voli per l’Italia in osservanza di tale norme, se i clienti fossero in regime di quarantena come noi oggi, diventa impossibile per il cliente adempiere agli obblighi contrattuali e sembrerebbe rientrare di nuovo a pieno titolo nella causa di Forza Maggiore.

Area grigia quella degli ospiti. Se il cliente NON fosse impossibilitato, se il fornitore NON fosse impossibilitato, ma lo fossero invece i suoi ospiti (che non è detto provengano da stesso paese di provenienza dei clienti), cosa succede? Parliamo sempre di impossibilitati per via di ordinanze restrittive, non indotti per precauzione o per paura o “scoraggiati” dalle Autorità, ma proprio interdetti.

Al momento, credo si potrebbe  ipotizzare una linea di condotta basata sul buon senso. Vero che entrambe le parti potrebbero in quel caso adempiere, ma vero anche che nel contratto si parla di Ricevimento e ospiti. Per via di una %  di “impossibilitati a presenziare” molto alta e comprovabile è sacrosanto ritenere a mio avviso che la prestazione non possa essere svolta. Ma siamo in area grigia.  Individuare una % di defezioni sufficiente a riconoscere la Forza Maggiore? potrebbe forse essere quella pari e superiore all’80%? Se è comprovabile (a cura del cliente) che oltre l’80% degli ospiti è impossibilitato per Forza Maggiore partecipare, potrebbe essere considerata la risoluzione del contratto per sopravvenuta Forza Maggiore, con conseguente  restituzione della caparra?

Torniamo al nostro Paese. Dopo il 3 aprile, occorrerà analizzare caso per caso e la situazione in corso al momento della richiesta di annullamento (da una delle parti) nell’area in cui ha sede l’evento.

Se anche le prescrizioni dovessero allentarsi, potrebbero tuttavia rimanere delle indicazioni analoghe a quelle prese in una fase precedente dell’azione di contenimento: ovvero garantire la possibilità di aggregazione per eventi pubblici o privati a determinate condizioni. A titolo di es, garanzia di poter osservare la distanza di 1 mt fra gli ospiti, misure precauzionali per staff (guanti/mascherine/screening temperature) e ospiti (igenizzanti mani etc).

Se molte misure possono essere osservate con un’organizzazione preventiva, alcune sono invece relative alla capacità della struttura in relazione al numero ospiti. Se la capienza delle sale non permette una reale distribuzione degli ospiti secondo le norme indicate, il servizio non può essere reso a causa di Forza Maggiore. Se ipotizzavamo di mettere 100 persone a sedere in una sala da 150 mq, la distanza non può essere osservata e in caso di controllo la location o il ristorante potrebbero essere soggetti a sospensione della licenza. Da un confronto informale in questi giorni con alcune strutture, sembra che nessuno voglia correre (giustamente) questo rischio (e non solo per il rischio della sospensione, ma anche per il reale rischio di diffondere il contagio).

Se la struttura può invece garantire le distanze, anche ridistribuendo gli ospiti su diverse sale (se pur questo non fosse il desiderio degli sposi), la struttura può ritenersi in grado di adempiere ai suoi obblighi e in caso di cancellazione dell’evento non sembrerebbe imputabile a Forza Maggiore, per cui la restituzione della caparra potrebbe essere NON dovuta.

2. Quando NON è causa di forza maggiore?

NON è causa di forza maggiore quando non sussiste questa impossibilità: quando la risoluzione del contratto avviene per per una prudenza del cliente, per una sua paura o timore di disdette, per timore di essere messo in quarantena al rientro nel suo paese, o per altri motivi analoghi, il fornitore non è legalmente tenuto a risarcire la caparra.

Caso per caso

Le “indicazioni generali” possono differire caso per caso anche e soprattutto in relazione alla categoria merceologica/servizio offerto e per eventuale lavoro già svolto. Me lo ha sottolineato anche Michela Tombolini, consulente legale.

A seconda del servizio e della prossimità dell’evento, potrebbero essere già stati  svolti meeting, prove, realizzati campioni, render/progetti, acquisti di materia prima …pensa a un florist, a un designer, anche un catering) e potrebbe essere corretto (e in loro diritto) trattenere la caparra a copertura di queste spese (in alcuni casi potrebbe anche non essere stata incassata a titolo di caparra, e in alcuni casi potrebbero essere chiesti compensi ulteriori rispetto a quanto già versato). Per altri servizi o forniture, l’impegno pre-evento è molto più contenuto (prendi il caso di un fotografo, o di un noleggio).

Nel caso della wedding planner i corrispettivi non dovrebbero essere stati versati come caparre confirmatorie ma come pagamenti per servizi parzialmente erogati (è così anche nel vostro spero e mi auguro). In sostanza, i nostri obblighi contrattuali non sono solo in relazione allo svolgimento dell’evento. Si può addivenire alla risoluzione del contratto ma il servizio al parzialmente erogato corrisponde un parziale pagamento (se sussiste la Forza Maggiore non si applicheranno le normali penali di cancellazione se previste dal vostro contratto e, se non sussiste la FM ma la cancellazione avviene per paura, mano sul cuore e valutazione dello specifico caso).

Detto ciò e fatta luce su ciò a cui legalmente si ha diritto, è ora nostra premura capire come agire in queste situazioni. E’ una decisione personale, che verrà presa dai singoli fornitori, in funzione alla specifica situazione. 

Saverio Talliano, Location Manager di Villa Beccaris, è in questi giorni in stretto contatto con il Consorzio Turistico delle Langhe Roero e Monferrato, con cui sta cercando di ipotizzare una linea di condotta condivisa fra le 300/400 strutture ricettive degli associati.

“Occorre trovare un punto di equilibrio fra tutelare i nostri diritti e dimostrare nel contempo comprensione per il cliente che desidera cancellare la sua prenotazione o rinviarla ad altra data, anche in assenza di comprovata ed effettiva causa Forza Maggiore.”

L’equilibrio è sottile e mutevole. Evolve con l’evolversi della situazione. E resta comunque soggetto a una valutazione caso per caso.

Il buon senso sembrerebbe suggerire in molti casi una distribuzione dei danni (in caso di contratti già in essere e eventi cancellati) e del rischio (nel caso di nuovi contratti) fra le due parti.

In questa situazione così difficile, emerge anche un grande senso di solidarietà. Non esistono solo clienti e fornitori, esistono persone che stanno affrontando insieme un’emergenza mondiale.

E’ chiaro che per molte piccole realtà ciò potrebbe significare incorrere in serie difficoltà, ed è per questo che molti attendono il prossimo decreto sull’attività Turistica (nelle prossime ore), per capire quali tipi di agevolazioni e ammortizzatori saranno stanziati. Ma se questi ammortizzatori potrebbero essere previsti per le strutture ricettive, discorso ancora diverso è quello del resto dell’indotto: fotografi, catering, fioristi e allestitori etc.

Da un confronto con molti fornitori e operatori di settore, mi sembra di capire che una linea di condotta abbastanza condivisa possa essere quella di restituire, almeno parzialmente, la caparra ricevuta, o trattenerla se di comune accordo si decide di posticipare la data, anche in assenza di norme prescrittive che impossibilitano, di fatto, le parti, ad adempiere. 

Certo dipende molto dalle specifiche circostanze, perché il settore del wedding include realtà più solide e strutturate, ma anche tanti piccoli imprenditori e freelance, persone che magari hanno già speso caparre incassate (in alcuni casi anche l’anno scorso) per provvedere al sostentamento della propria famiglia.  Alcuni mi hanno detto “Mi metto la mano sul cuore, se hanno paura di venire o se non vogliono festeggiare in una situazione di tale incertezza e con ospiti decimati sono disposta a restituire la caparra”. Altri fornitori sono più cauti “Non sarei in grado di restituire tutte le caparre/non lo trovo corretto”. Entrambe le posizioni sono comprensibili.

Dicevamo, occorrerà anche una valutazione caso per caso che tiene in considerazione:

• le prescrizioni in atto al momento dell’annullamento e quelle note alla data dell’evento,
• il lavoro già svolto
• (ma anche) il comportamento e atteggiamento del cliente.

Questo terzo punto non è di poco conto.

Se è vero che questa situazione porta in molti a manifestare solidarietà, è anche vero che potrebbe non accadere sempre. Ho raccolto testimonianze ed esperienze a dir poco sconvolgenti. Il cliente che contatta il fornitore esigendo la restituzione della caparra (anche quando non ne avrebbe legalmente diritto) e che inveisce contro il fornitore chiamandolo “appestato” (true story raccontatami da un fornitore, fatto accaduto in relazione a una cancellazione di data pre-DCPM da parte di un cliente US) predispone il fornitore a rifiutare esercitando i suoi diritti. Il cliente che cerca civilmente un accordo esponendo le sue preoccupazioni, predispone il fornitore in ben altra attitudine. Un approccio conciliante, alcuni sostengono, possa essere importante per “farli tornare” e stimolare una più veloce ripresa.

In ultimo, occorre considerare che non è solo il cliente in questo momento a domandarsi se sia meglio annullare o posticipare un matrimonio. Se lo domandano anche i fornitori. In alcuni casi, se lo augurano. L’orizzonte è incerto, erogare un servizio potrebbe anche essere un domani di fatto possibile ma molto difficile o oneroso.

Criticità da considerare nella rischedulazione in autunno o nella stagione 2021

Cercare, per quanto possibile, di non cancellare ma posticipare la data sembra essere la tendenza

Criticità n.1.

Tenere valide le medesime condizioni contrattuali, trattenendo la caparra e posticipando a nuova data, magari anche in anno successivo potrebbe in alcuni casi (dove previsto acquisto materia prima) comportare un problema per il fornitore da non sottostimare. Nel periodo che segue a una epidemia/pandemia di queste dimensioni, la ripresa economica vedrà verosimilmente un tasso di inflazione galoppante. L’approvvigionamento delle materie prime potrebbe non avvenire alle condizioni previste pre-epidemia. Un primo riscontro arriva già da Laura Agosti, fiorista di Mutabilis, che ci dice che molti piccoli produttori/fornitori al mercato dei fiori di Torino, hanno già dichiarato di non reggere al colpo. Chi resisterà, più facilmente saranno i grandi fornitori e importatori ma l’offerta sarà ridotta e i prezzi più alti.

Criticità n.2.

Sui nuovi contratti, per la seconda parte della stagione, se da un lato sembra una buona idea distribuire il rischio su entrambe le parti per non bloccare i clienti “insicuri” e per dare slancio a una ripartenza, dall’altro lato occorre considerare che l’autunno/inverno/prossima stagione dovranno poter accogliere i “posticipi” di marzo/aprile/maggio? (e forse giugno? e chissà?). Se un fornitore sta valutando di NON chiedere caparra confirmatoria per invogliare il cliente a procedere anche in questa situazione di incertezza,  deve altresì considerare che sta bloccando una data in un periodo in cui, se le cose dovessero volgersi al meglio, rischiamo invece un “affollamento”.

Lo so, l’incertezza è irritante. Dobbiamo come sempre tenere la testa aperta e valutare tutti gli scenari.

Criticità n.3

Il rischedulamento dei matrimoni della prima parte della stagione nell’autunno andrà anche considerato alla luce delle disponibilità effettive dei fornitori. Non sarà facile concordare nuova data con tutti i fornitori coinvolti in prima istanza, si sceglierà la nuova data in funzione delle priorità del cliente e dell’importanza del servizio. Fin d’ora, è opportuno chiedere ai clienti disponibilità infrasettimanale.

Carla Penoncelli, fotografa, suggerisce di organizzarci per un “riciclo fornitori”. Non trovo un espressione più felice con cui definire la sua proposta,  😉 ma l’idea è buona: organizzarsi fin d’ora per scambiarsi le date con i colleghi. Mai più di ora serve collaborazione all’interno della stessa categoria merceologica.

Sorry girls, a conclusione di questo papiro una risposta univoca valida sempre e per tutti non esiste ma spero che questa condivisione possa comunque a portarti a riflettere su più dinamiche, implicazioni, rischi, possibili misure.

Navighiamo a vista.

Cosa fare adesso

Tenere aperto un canale di comunicazione con cliente

Confronto onesto con i fornitori per valutare come gestire al meglio delle possibilità

Analizzare caso per caso cercando di capire i diritti delle parti in funzione della specifica situazione

Cercare di favorire un accordo fra le parti

L’opportunità

Vorrei fare un’ultima riflessione.

La ripartenza non sarà facile. C’è già chi sostiene che occorreranno un paio di anni per riprendersi da questa “botta” di proporzioni mai viste.

Ci riusciremo più facilmente se l’Italia non sarà additata come “paese untore”, “pericoloso”, “più malato degli altri”.

Personalmente, io non sono mai stata più orgogliosa di essere Italiana. Il nostro Governo ha agito con tempismo assumendosi la responsabilità di azioni difficili e per certi versi impopolari. Io ringrazio i santi del paradiso per aver avuto la sua leadership in questa situazione così critica.  Il sistema Sanitario sta rispondendo con un ardore, una disponibilità del personale sanitario senza precedenti. Accuratezza, sensibilità, gratuità…Possiamo e dobbiamo diventare l’eccellenza in Europa (e nel mondo) per come stiamo gestendo la situazione (ok, per un attimo non consideriamo gli irresponsabili che fanno fatica a osservare le misure di contenimento).

Dobbiamo cavalcare tutti insieme questo messaggio e questa opportunità.

Ovviamente non ce lo auguriamo (ehi! noi abbiamo famiglia in Inghilterra 🙁 ma se Uk o altri mercati dovessero sottostimare il problema (personalmente credo lo stiano già facendo!!) o accusarne maggiormente il colpo per via di un ritardo nell’adozione delle giuste misure (e mi riferisco soprattutto ai due biondi), il confronto contribuirà a ridare onore al nostro Paese.

Uniti. Ma per ora lontani 😉

Raccontami della tua situazione. Hai cancellato o stai cancellando dei matrimoni? Li stai spostando? Quali difficoltà stai incontrando? Rispondimi nei commenti.

Per approfondire:

https://graziadaily.co.uk/life/in-the-news/coronavirus-should-i-cancel-my-wedding/

https://michelatombolini.it/magazine/impossibilita-sopravvenuta/?fbclid=IwAR3s6wHCP7WXh0WrgLnbTn_MdeBsD18e6xy8l5QgqdhVzpoSQF0Xdb1QDJQ