Come trovare i fornitori per wedding planner… senza impazzire!

Sei una wedding planner e stai cercando nuovi fornitori con cui collaborare? Non sai da dove partire per individuare i fornitori giusti? Segui questi consigli e non potrai sbagliare!

Come trovare i fornitori per wedding planner?

Individuare i giusti fornitori con cui collaborare è una parte importantissima del lavoro della wedding planner.

Infatti solo se avrai dei fornitori bravi, efficienti e in linea coi tuoi valori e bisogni saprai soddisfare i tuoi sposi.

Ma come si fa a trovare i fornitori quando si è agli inizi?

Vediamolo…

Come trovare i fornitori per wedding planner: parti da qui

Mille opzioni. Tanti, tantissimi fornitori. Dove iniziare? Provo a suggerirti un approccio che credo possa essere efficiente ed efficace.

1. Scegli il settore da cui iniziare

Prendi le materie o i settori dove sei più preparata, più competente, più interessata, che sia la grafica, la moda, la ristorazione, l’arte floreale, la fotografia o l’hospitality…

Se sono più di una, quella che ha maggiore attinenza con la tua unicità (onlyness) e con il tuo posizionamento.

2. Per quella categoria, cerca 1 fornitore

All’interno della categoria che hai scelto, trova un fornitore che risponde pienamente ai tuoi requisiti di valori, portfolio, posizionamento, visione, estetica, organizzazione interna e struttura (quest’ultimo punto per le realtà più complesse come hotel e catering).

Dedica tempo e attenzione a questa ricerca. Usa tutti gli strumenti a tua disposizione, online e offline: portali, forum, blog di settore, siti e profili social, confronti con tue conoscenze personali e professionali che possono darti i loro commenti.

Stalkera (in senso buono) i fornitori che hai identificato in una prima selezione. Studiali bene e decidi per il fornitore che sarà la tua testa di ponte. Il bandolo della matassa che andrai poi a srotolare…

3. Invia una mail presentandoti

Crea una bella presentazione esprimendo i tuoi apprezzamenti sinceri verso il lavoro del fornitore, cosa in particolare hai apprezzato, cosa ha colpito la tua attenzione.

Esprimi condivisione degli stessi valori, pensieri, cifra estetica… Ti verrà naturale e sarai super sincera perché quello è IL fornitore con cui ti piacerebbe lavorare, ricordi?

Preallerta nella mail la chiamata che farai seguire il giorno successivo, così lui/lei avrà modo di inquadrarti con un po’ di anticipo e non sarai l’ennesima wedding planner che chiede una collaborazione. Fissa un incontro di persona (o una video call quando l’incontro fisico non è possibile e non strettamente necessario).

Questo te lo dico perché sono in tante a scrivermi che spesso non ricevono risposta dai fornitori, o non sanno come approcciarli. E può capitare che alcuni fornitori siano rimasti “bruciati” e abbiano sviluppato una certa diffidenza verso il nostro ruolo, o temano di perdere tempo.

Pensaci, non c’è da stupirsi. Solo ieri una fiorista si lamentava con me del fatto che entrino nel suo negozio tantissime wedding planner che dopo qualche prima domanda di circostanza passano direttamente a quella più scomoda “che provvigione è disposta a riconoscere?” per poi salutarla e spesso arrivederci a mai più. Parleremo delle provvigioni più sotto in questo articolo, ma per ora sappi che questo non è l’approccio corretto.

Ecco, se segui invece il percorso che ti ho suggerito sopra, dovrai approcciare un fornitore soltanto e saprai esattamente come farlo. E avrai molte più chance di essere considerata e apprezzata.

4. Incontra il fornitore e verifica l’alchimia

L’impressione che te ne eri fatta da quello che ti avevano raccontato, avevi letto, visto su sito e social, percepito al telefono, deve essere validata con il vostro appuntamento. Poni tante domande: cerca conferme sul suo target, il suo posizionamento, la sua vision…

Deve piacerti il modo in cui opera, il modo in cui si presenta, il feeling che senti…

Se succede, bingo!

Hai mosso la palla di neve oltre la cima. Ora la palla inizia a ruzzolare, e se vuoi che prenda peso e scivoli giù sempre più grande e sempre più veloce, devi fare una ultima cosa…

5. Chiedigli di farti due o tre nomi di fornitori 

Per la proprietà transitiva, se hai scelto bene il primo, è altamente probabile che i fornitori che ti segnalerà siano in gamba e di nuovo ben allineati per valori, cifra estetica, visione, obiettivi, target.

Ti dico che se io oggi dovessi suggerire tre nomi non solo sarei felice di farlo (#gratitudefridays) perché sono persone che stimo e a cui auguro il meglio, ma ti segnalerei tre persone con cui lavoro in piena sintonia (forse non riuscirei a contenermi a tre!).

E poi considera che generalmente la categoria avara di segnalazioni è quella del wedding planner (molte ancora non mettono i credits dei loro fornitori nel portfolio o perfino sui social). Le altre categorie sono più aperte.

Se la scintilla si è accesa e vi siete vicendevolmente piaciuti, a quel punto potrai anche chiedere il favore a quella persona di pre allertare quei 2/3 fornitori del fatto che verranno contattati da te nei prossimi giorni. Se arrivi da loro introdotta da qualcuno che già conoscono e che stimano, sarà più facile ottenere la loro considerazione.

Ripeterai lo stesso processo per quei tre nomi, che te ne consegneranno altri 9, da cui possono potenzialmente arrivarne altri 27. E sarà già un network selezionato!

Parallelamente, mentre stalkererai i profili di questi fornitori, potresti trovare anche altre tracce interessanti da seguire.

Attenzione!

Potresti occasionalmente incappare in fornitori che suggeriscono dei nomi per altre finalità che non sono la sincera e spassionata ammirazione verso quel fornitore e il suo lavoro.

A me è successo con fornitori appartenenti a organizzazioni di business networking e scambio referenze (non vorrei fare nomi ma immagino tu possa aver colto a chi/cosa mi riferisco). E mi è successo con location che sponsorizzavano il fornitore che gli riconosceva la provvigione più alta.

Diciamo che questo secondo caso è meno grave, perché nessuna location farebbe tornare a casa propria un fornitore con cui lavora male. Il primo caso è invece più pericoloso, perché so per certo che le referenze non vengono passate dopo aver testato la bontà di un servizio e aver approfondito la conoscenza del fornitore. Semplicemente, quello è l’unico fornitore appartenente a quella categoria merceologica all’interno del loro network (ogni network ha un unico fornitore per categoria) e lo scambio di referenze è ciò su cui si basa l’essenza stessa dell’organizzazione. Ma se stai attenta dovresti capirlo e proseguire la tua ricerca su strade più feconde.

Ricorda: il network che ti costruirai sarà prezioso.

Ti rivolgerai a lui anche in futuro, quando ti troverai a ricercare un fornitore in una zona a te sconosciuta, o quando vorrai raccogliere dei feedback/commenti in merito a un fornitore specifico con cui stai valutando di collaborare.

Quindi creati un network di fornitori che lavorano bene e con cui hai affinità.

Come si valuta un potenziale fornitore

Imparare come trovare i fornitori per wedding planner, è solo l’inizio. Una volta che li avrai individuati dovrai anche valutarli.

Dovrai ovviamente cercare fornitori competenti nella loro materia. Devi essere in grado di valutare la loro professionalità e la loro offerta. Non avremo mai le competenze di un professionista nella sua materia, ma necessitiamo di quelle che ci permettono di valutarlo e di essere poi riconosciuti come dei leader di progetto credibili.

Ipotizza di dover selezionare delle location: dovrai valutare spazi e capienze, accessi, servizi, vincoli, staff, ecc. per capire a quali bisogni può rispondere meglio, quali sono le sue criticità e le sue potenzialità, mentre per un catering valuterai attrezzature e magazzino, organizzazione, dettagli del servizio, ecc.

Devi avere consapevolezza di quella che è l’offerta sul panorama locale, nazionale e internazionale per avere una visione complessiva delle insidie e delle opportunità.

Ma competenza e professionalità non sono sufficienti.

Un po’ l’abbiamo spoilerato sopra, quando dicevamo “Cerca un fornitore che risponde pienamente ai tuoi requisiti di valori, portfolio, posizionamento, visione, estetica, organizzazione interna e struttura (quest’ultimo punto per le realtà più complesse come hotel e catering)”.

Queste sono altre caratteristiche che devi valutare:

• Valori: sono tanti i valori potenzialmente condivisibili ma se sta lavorando bene, il tuo fornitore avrà deciso di enfatizzare quelli che maggiormente lo rappresentano. Sono gli stessi o si sovrappongono almeno parzialmente ai tuoi?
• Portfolio: i suoi lavori ti affascinano e credi possano affascinare anche il tuo cliente ideale? In alcuni casi dovrai essere brava a scindere il lavoro del fornitore che stai valutando da quello della squadra coinvolta.
• Visione: deve essere condivisa. Nei primissimi anni di attività ho lavorato spesso con un fotografo bravissimo, ma con una visione totalmente diversa dalla mia. Le sue energie erano direzionate verso mostre e personali, paesaggi e animali erano i suoi soggetti preferiti. Non poteva esserci sinergia. E se anche il fotografo che hai selezionato è molto focalizzato sul settore wedding, la sua visione, i suoi obiettivi e il suo target sonno allineati ai tuoi?
• La cifra estetica: se non ti limiti al servizio planning ma ti piace anche occuparti del design, devi apprezzare la sua cifra stilistica, il suo gusto. Per valutare alcuni fornitori, quelli appunto che saranno coinvolti nel design, questo aspetto è importantissimo. Non valutare quindi solo la qualità di quello che vedi. Un lavoro potrebbe essere magistralmente realizzato da un professionista, ma non risuonare nelle tue corde. A me ad esempio è quello che succede quando vedo i bellissimi lavori di Karen Tran, o le installazioni floreali monumentali di Preston Beiley. Riconosco la tecnica, l’impatto scenografico, lo sforzo organizzativo… ma non mi ci ritrovo.
• Organizzazione interna e struttura. Ti serve un fornitore con le dimensioni e la struttura giusta. Ho commesso anche questo errore quando sono partita. Arrivando dal mondo degli eventi aziendali, avevo immaginato di poter continuare la mia collaborazione con il service a cui spesso mi appoggiavo nel mio precedente lavoro. Ma erano budget grandi quelli che gestivo per i miei clienti aziendali, neanche lontanamente paragonabili all’investimento in service dei miei matrimoni. Ero diventata un pesce troppo piccolo per meritare le attenzioni di cui avevo bisogno. Per contro, a volte la struttura potrebbe essere troppo piccola per soddisfare le tue esigenze. Potrebbe voler prendere l’evento per gola o per entusiasmo, ma non essere poi in grado di far fronte a tutte le necessità o farlo con un’evidente fatica. Catering in cima alla lista.
• Investimento. Per alcune tipologie di fornitori è più facile disporre di listini (es: fotografi, catering), mentre per altri è molto più difficile (es: flower designer). In quel caso c’è comunque una domanda che possiamo porre per avere un orientamento: “in media, quanto investono le spose nel vostro servizio?”. Se è vero che esistono gli unicorni (Laurie Aroon lo aveva raccontato in un podcast, mentre Russull ce lo aveva raccontato in un workshop) ovvero wedding planner che entrano direttamente sul mercato rivolgendosi a un segmento di clientela con altissima disponibilità economica, è anche vero che nella maggior parte dei casi, si tratta di un percorso di crescita (che molto spesso contempla anche un rebranding).

Un modo per valutare più approfonditamente un fornitore è coinvolgerlo in un servizio “minore”, ad esempio puoi testare un fotografo o una hair stylist in un engagement shooting, o un catering in occasione di un battesimo (ammesso che tu abbia deciso di offrire questo tipo di servizi).

Ovviamente con tutte le considerazioni del caso (complessità molto diverse).

E un altro modo ancora per valutarlo è quello di coinvolgerlo in uno style shoot.

Come funzionano le provvigioni?

Quando si pensa a come trovare i fornitori per wedding planner, si pensa anche al tema scottante delle provvigioni.

Qualcuno preferisce chiamarle in altro modo, per dar loro una certa legittimità, ma non mi soffermerei ora sulla terminologia. Si tratta di una percentuale che il fornitore riconosce al wedding planner.

E allora, provvigioni dai fornitori: sì o no?

Ci sono proprio due opposte visioni in merito (in questo articolo ne avevo parlato approfonditamente), ma su una cosa si concorda: la provvigione, quando è ricaricata sul cliente a sua insaputa, non è una pratica etica e non fa bene al settore.

Ora ti faccio le mie considerazioni.

Seppur largamente in uso, è una pratica che nella maggior parte dei casi non condivido per queste ragioni:

• Se per riconoscerti una commissione il fornitore deve andare a ricaricare sul cliente (a sua insaputa), non ritengo sia una pratica etica.
• Se il fornitore riconosce una commissione rinunciando a una parte del suo guadagno (considerando il tuo lavoro un suo investimento di marketing e client service) ritengo sia una pratica eticamente accettabile (anche se eticamente il top sarebbe dichiararlo al cliente in totale trasparenza, come spesso si vede fare nel settore digital con gli affiliate links), ma nonostante ciò può rivelarsi un problema.

Quando e perché la provvigione può rivelarsi un problema?

Si rivela un problema soprattutto se non operi nel settore di fascia alta, e ora mi spiego.

• Se il fornitore ha margini già bassi nel lungo periodo questa pratica non fa bene al suo business (e di conseguenza neanche al tuo): sarà portato a ridurre i costi (qualità materia prima, accessori, servizio) o a preferire altre collaborazioni (nota: sono molti i fornitori che non accettano di riconoscere commissioni). L’entità delle commissioni si assesta in media intorno al 10% (ma ho sentito di wedding planner che arrivano a chiedere il 20%).
• Se invece i suoi margini sono alti (o sufficientemente alti) e reputa preziosa la vostra collaborazione, potrebbe intenzionalmente e strategicamente decidere di investire nella vostra commissione. Per contro, anche le wedding planner che operano in fascia alta si lamentano del fatto che non sempre i fornitori riconoscono commissioni senza ricaricare anche solo in parte, sul cliente. In base alla mia esperienza, chi lavora veramente con doppio listino sono i fornitori più abituati a trattare il B2B e quelli con minore incidenza di costi variabili (es. strutture alberghiere, noleggi).

Quando ha senso valutare le commissioni?

A mio avviso quando si verificano queste 3 condizioni:

• Quando parliamo di importi considerevoli: sono certa che non vorrai impazzire a rincorrere i fornitori per pochi spiccioli, considerando anche il tempo che impieghi a fare recupero crediti e fatturazione (a meno che tu lavori su numeri più grandi e con un sistema automatizzato che io attualmente in Italia non ho ancora mai visto, oppure con pacchetti All-Inclusive dove più che di commissioni si parla di markup). Per modello di business più tradizionale invece, ovvero con la classica relazione 1:1 di consulenza personalizzata, gli importi possono essere notevoli solo quando lavori su segmenti Premium e Luxury, e in particolar modo sono relativi a location (di prestigio) e a catering (oppure strutture alberghiere di alta gamma). Più sale il budget e maggiori diventano anche gli investimenti in allestimento e intrattenimento.
• Quando sono guadagni prevedibili. Altrimenti sarebbe un po’ rischioso considerarli fonte di guadagno e imputarli a business plan. Ovvero più probabilmente proponi una selezione di location/fornitori con cui hai preso precedenti accordi commerciali. Se non sono prevedibili, è molto più saggio non farci affidamento e progettare la tua attività in modo tale da essere “autosostenibile” 😉 non trovi?
• Quando il fornitore è nella condizione di poter rinunciare a una percentuale del suo guadagno, considera la percentuale alla stregua di un investimento in marketing/client service, e valuta il tuo contributo prezioso per il suo risultato, per la soddisfazione del suo cliente, per la sua immagine, per il suo network (quando quindi la commissione non viene ricaricata sul cliente e tu potresti in tutta trasparenza e coscienza dichiararla di fronte al tuo cliente).

Riflessione: my dear, non sono molti i fornitori così, molto più spesso il fornitore ricarica sul cliente, in modo più o meno “furbo”.

Il modo “furbo” è quello ad esempio del fotografo che ha doppio listino, ma per tutelarsi nel caso di un eventuale confronto dei due (a seguito di una richiesta “in incognito” della sposa, o se l’amica si è avvalsa/si avvarrà del suo servizio senza una wedding planner) li differenzia per qualche dettaglio (es: un album diverso, un numero diverso di scatti minimi garantiti, ecc.) in modo tale da poter giustificare la differenza in caso di contestazioni (questo è il modo che mi è stato spiegato da un fotografo con cui ho collaborato).

Il modo meno “intelligente” è quello della location che semplicemente ricarica la commissione sul costo di affitto senza variare nulla delle condizioni. Sgamabile subito con conseguenze che puoi immaginare (qualche anno fa una sposa è arrivata da me dopo aver congedato la sua wedding planner proprio per questo motivo).

Se tutte queste 3 condizioni si verificano potresti considerare le commissioni all’interno del tuo Business Plan.

In alternativa, al verificarsi di queste condizioni il wedding planner potrebbe comunque decidere di girare la commissione come sconto al cliente e quindi un vantaggio esclusivo per lui.

Questo porta ad altre 3 considerazioni:

1. alcuni fornitori non sono d’accordo perché non vogliono uscire al pubblico con un prezzo inferiore!
2. anziché uno sconto per il tuo cliente, puoi valutare di negoziare degli upgrade di servizio, degli extra, delle condizioni particolari. I fornitori tendono ad accogliere molto positivamente questa proposta perché il loro servizio risulta uscire “potenziato”, e anche il cliente apprezza perché ottiene cose che desiderava o di cui necessitava senza costi addizionali (potrebbe essere l’upgrade di un vino più pregiato, un’uscita salata di hamburger alla mezzanotte, l’utilizzo di una nuova attrezzatura, un costo di trasferta incluso, dell’arredo extra…). Win il fornitore, win il cliente, e win te che dimostri a entrambe il tuo valore.
3. occorre fare bene “educazione” sul cliente per spiegare bene questo vantaggio, che non sempre viene apprezzato e capito facilmente.

Più comunemente invece cosa accade?

• Il wedding planner ancora inesperto cerca di acquisire clienti proponendosi a costo zero o a cifre molto basse e facendo affidamento sulle percentuali dai fornitori: ma il cliente che ti sceglie per il prezzo concorrenziale, lo esigerà poi anche dagli stessi fornitori, che ti troverai a dover selezionare in una fascia di mercato più bassa e che per riconoscerti la commissione dovranno più probabilmente o ricaricare sul cliente (lo stesso cliente che però ti chiederà di contenere i costi) o ridurre in qualche modo i loro costi di materia prima, servizio, accessori, ecc. (a meno che la percentuale non sia una strategia di penetrazione per un fornitore “nuovo” o una strategia per vendere date o servizi o prodotti poco richiesti). Questo meccanismo non fa bene al settore, contribuisce a screditare il nostro ruolo sul mercato, e non aiuta ad innalzare lo standard qualitativo globale e la percezione del valore del nostro servizio. E non fa bene nello specifico neanche al tuo business. Talvolta, true story raccontata da fornitori, alcune wedding planner ricaricano sui preventivi dei fornitori addirittura a loro insaputa!
• Il fornitore rinuncia a una percentuale del suo guadagno a favore del wedding planner ma non riceve aiuto e supporto nella gestione del cliente nè vede i benefici della collaborazione. Leggo un sacco di lamentele di questo tipo nei forum di fotografi di cui faccio parte (“non muove un dito e mi chiede il 10%”).
• La mancanza di trasparenza non fa che aumentare la diffidenza del cliente verso la figura del wedding planner.
• È facile incappare nel meccanismo di proporre chi riconosce la percentuale più alta, anche quando non sarebbe stata la soluzione migliore. So per certo che il meccanismo delle provvigioni viene spesso insegnato nei corsi come uno standard di settore, ma ti prego di considerare che non è un meccanismo a cui devi obbligatoriamente aderire.

Come ti ho mostrato nella nota 2, sono molti i wedding planner che hanno preso la posizione “non accetto commissioni”.

Soprattutto quando stai partendo, non percepire provvigioni ti aiuta a creare un rapporto diverso con il fornitore, ti aiuta a presentarti senza dover subito chiedere, a costruire un rapporto con la sincera voglia di lavorare insieme per mettere insieme competenze e ispirazioni.

È più importante cercare di costruire un network di fornitori con cui 1+1=3, con cui condividere filosofia e senso estetico, che preoccuparsi della commissione.

Se non riesci a venderti a un prezzo più alto e le provvigioni ti sono necessarie per far tornare i conti, tieni presente che possono esserci altre strade per farli tornare.

Se questo meccanismo non fa per te, studiati bene il tuo modello di business affinché sia “autosostenibile”. Credimi, è possibile!

Come trovare i fornitori per wedding planner: tiriamo le somme

Come abbiamo visto, per trovare i giusti fornitori è necessario individuare quelli con cui c’è più sintonia e allineamento di visione e obiettivi. Le specificità di ognuno  li renderanno poi più o meno adatti a un determinato progetto.

Lo so, non è un lavoro facile trovare i fornitori adatti a te, ma con un po’ di lavoro e pazienza potrai costruirti il tuo network di fiducia.

Ho creato per te una mini-serie di 3 video su “Wedding Planner e fornitori”: come trovarli, come valutarli e se/quando considerare le provvigioni. Enjoy!

Se però hai bisogno di una mano, e non solo su come trovare i fornitori, ma anche su tutti gli altri aspetti della gestione del tuo business di wedding planner, dai un’occhiata a FastForward!