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La scorsa settimana abbiamo parlato del primo approccio con i fornitori. Questa settimana ci dedichiamo invece alla seconda difficoltà emersa dalle risposte al questionario che vi avevo sottoposto: l’aspetto contrattuale.

Alcuni dei vostri commenti:

“Vorrei avere una bozza per redigere l’accordo commerciale con i fornitori”

“come faccio a stendere un contratto con i fornitori”

 Innanzitutto sono felice di constatare che ci si pone il problema:  l’Italia è un paese refrattario ai contratti scritti ;-). Passerò poi a spiegarvi cosa significa per me “contratto” e con quali fornitori vi suggerisco di non sgarrare.

Una stretta di mano e voiamose bene

Siete d’accordo con me che gli italiani siano poco avvezzi alla scrittura contrattuale? Spesso la stretta di mano o la pacca sulla spalla siglano gli accordi. Nel mio percorso sono riuscita anche a imbattermi in una grande struttura 4 stelle che si è stupita (e si è dimostrata all’inizio piuttosto reticente) davanti al fatto che io richiedessi di formalizzare un accordo scritto dettagliato. Se è vero che la legge italiana tutela anche la validità di accordi verbali (in alcuni casi) è anche vero che sono più difficilmente dimostrabili.

Non si scampa, se vogliamo dormire sonni sereni, un accordo scritto è meglio.

A non farli o a farli male si possono correre dei grossi rischi ovvero quelli di non essere tutelati nel momento in cui l’accordo non viene o viene solo parzialmente rispettato. Essere tutelati nella maggior parte dei casi non significa avere una squadra di polizia che interviene tempestivamente in nostro aiuto 😉 sia chiaro, e la maggior parte dei problemi non viene risolta in corsa, ma possiamo almeno avere la consapevolezza (e il cuore un po’ più leggero) sapendo che abbiamo un accordo chiaro e scritto da discutere davanti a un giudice per vederci riconosciuto un indennizzo.

La legge italiana tende a tutelare sempre il consumatore, anche in presenza di una sola caparra confirmatoria senza formalizzazione dell’accordo scritto (è per questo che normalmente il fornitore deve restituire al cliente doppia caparra per tirarsi fuori), ma come mi disse l’avvocato: “i tempi si allungano e il rispetto “solo parziale” dell’accordo è difficilmente dimostrabile…. È il no-show o il completo inadempimento a essere più facilmente indennizzato”.

Cosa significa per me contrattualizzare

Nel mio caso (perché questo può variare in funzione del Modello di Biz) gli accordi sono sempre firmati fra cliente e fornitore. Talvolta è il fornitore a propormi una bozza di contratto su cui io vado a commentare, e talvolta sono invece io a proporla.  L’accordo è diverso ovviamente a seconda del servizio che stiamo contrattualizzando ma all’interno della stessa categoria è diverso in funzione delle situazioni specifiche. Ecco, diciamo che è utopico poter disporre di un form sempre uguale dove andare solo a sostituire le anagrafiche e gli importi! Vero che si può partire dalla stessa base ma ogni volta il testo va rimaneggiato a lungo per poter chiaramente esprimere gli accordi convenuti (e penso alle ore spese per dettagliare il contratto con la struttura o con il catering).

Non è quindi solo per dormire sonni sereni che serve un contratto scritto: serve soprattutto a chiarire. Avevo parlato qui di come per me negoziare non significhi unicamente trattare il prezzo ma significhi accordare le parti.

Perché questo è un contratto a mio avviso:

  • un modo (formalmente riconosciuto e tutelato) di eliminare quante più aree grigie possibili
  • per discutere i dettagli del servizio o la fornitura prima ancora che insorgano le necessità o le richieste (prevedere)
  • per evitare le sorprese (e le discussioni) in corsa e poter prevedere in modo più accurato le spese a cui si dovrà far fronte.
  • per definire e negoziare i dettagli nel momento in cui siamo (il cliente è) ancora in una posizione “di maggiore forza contrattuale”.

Vero, ci si perde un po’ più tempo all’inizio ma i vantaggi giustificano lo sbatto iniziale ragazze… anche i fornitori se ne accorgono e ne riconoscono il valore (anche se subito magari sbuffano un po’, ti ringraziano poi alla fine 😉

Con chi farli?

Certo, a farli con tutti non si sbaglia, ma io ammetto di non aver mai fatto firmare un accordo scritto con la MUA o con l’intrattenitore dei bambini. Io suggerisco di redigere degli accordi dettagliati laddove i rischi che corriamo (e che corre il cliente) sono più alti e laddove le possibilità, le variabili e le aree grigie possono essere più numerose. Location, Catering, fotografo, video maker sono sicuramente top of the list. Con alcuni fornitori credo invece che una bella mail molto chiara di riepilogo accordi possa essere sufficiente.

Ho detto molto chiara 😉

 

Il capitolo contratti con i fornitori non può essere liquidato però con un post. E’ un argomento bello tosto e sono già a lavoro con un avvocato per inserire un approfondimento nella prossima edizione della Masterclass. Nel frattempo, se avete domande specifiche venite a farmele su CHEERS! Il gruppo FB dove le wp si confrontano, riflettono e crescono insieme.

 

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