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DAY-OF COORDINATION: cos’è, cosa include e come si offre?

Il nome può trarre in inganno perché si riferisce al coordinamento della giornata di evento. Quindi qualcuno potrebbe pensare: “tu organizzi tutto, io faccio in modo che tutto vada secondo i TUOI piani”.

Vero, in parte.

Accettare di prendere un testimone (quello della staffetta, per intenderci 😉 di tale peso e responsabilità implica del lavoro che occorre necessariamente svolgere preventivamente se non vogliamo ritrovarci in situazioni difficili (o per diminuire sensibilmente e statisticamente la probabilità che tali situazioni si verifichino).

Per come la vedo io, è necessario prima capire se i “piani” funzionano, se gli accordi sono chiari per tutti, se esistono soluzioni che senza stravolgere gli accordi possono migliorare la performance della squadra. Ed è necessario concordare una Runsheet e una logistica che funzioni per tutti. Questo ovviamente oltre alla direzione on site il giorno dell’evento.

Volendo diminuire ancora i rischi, si può decidere di offrire il servizio solo una volta appreso quali sono i fornitori.

E per non rischiare di dover rinunciare a Full Planning si può decidere di accettare prenotazioni per Day-of solo  2/3 mesi prima dell’evento.

Pur con tutte le considerazioni qui sopra, sono tante le wedding planners che decidono di non offrire questo servizio.

Monica che accompagna la sposa nella sessione ritratti. Photo@Irene Fucci

 

Succede principalmente quando sono planner ma anche designer, quando vogliono connotarsi per una cifra stilistica, quando preferiscono dedicarsi a progetti Full Coordination+Design, quando preferiscono lavorare solo con squadra di loro fornitori abituali.

Esistono però anche colleghe che hanno fatto di questo servizio il loro cavallo di battaglia. In fondo lo stress emotivo e il coinvolgimento sono in misura inferiore, il servizio può avere una buona marginalità se ben strutturato, può offrire opportunità di upselling e può rappresentare un elemento di differenziazione e posizionamento.

Monica alle prese con le flower girls. Photo@DanieleVertelli

 

Qualche tempo fa nella ricerca di case histories per i miei corsi mi ero imbattuta in https://www.detailsmadesimple.com/packages.

Offrono solo servizio di Coordinamento (se pur con molto upselling, specialmente nel servizio top) e la loro tag line è proprio “wedding day coordinator”. Come vedrai dalle loro proposte, il servizio parte minimo da 1-3 mesi prima della data e include una serie di incontri, un walk through (ovvero un sopralluogo in location con il cliente per verificare spazi e logistica), un check degli accordi, uno o più recall di tutti,  e la creazione della Timeline and del Run-of-Show. Tutto ciò prima del Wedding day, che va a concludere il servizio.

Trovo molto importante la parte di review degli accordi.

Potrebbero essere suggeriti degli interventi, delle modifiche, delle integrazioni. Potrebbero essere suggeriti anche degli acquisti (e quindi, come accennavo sopra, potrebbe essere anche una buona opportunità di upselling, ci torno dopo). Tutto sempre nell’ottica di voler garantire un buon risultato a tutta la squadra ed evitare di incorrere in situazioni spiacevoli per tutti.

Qualche esempio?

– 16 agosto, buvette esterno chiesa non prevista, ma previsti 40 gradi all’ombra. Ecco, sono certa che non vorreste ritrovarvi a soccorrere qualche vecchia zia, o scapicollarvi a comprare 20 bottigliette al bar più vicino.

– Allestimento torta ipotizzato in area buia del giardino senza prevedere un’illuminazione integrativa.

-previsto riutilizzo impianto da area aperitivo a area ballo ma non considerato che unico passaggio è a vista dell’ospite.

Nel caso si volessero avanzare suggerimenti di modifica o integrazione, è opportuno esporli prima al cliente e ottenuta la sua approvazione, con sensibilità e delicatezza esporli al fornitore (entriamo nel progetto in fase avanzata e dobbiamo stare molto attenti). Si esporranno come suggerimenti, pronti ad accogliere il loro punto di vista o comprendere eventuali difficoltà organizzative qualora i tempi di intervento fossero troppo stretti. Con l’approccio di chi espone un’idea, una riflessione, un potenziale problema e cerca la collaborazione della squadra per risolverlo nel migliore dei modi.

Potrebbe anche essere proposto un Prospetto dei Pagamenti, annotando in un documento gli importi dovuti, le modalità di pagamento e le scadenze secondo gli accordi.

 

Un altro aspetto importante è quello dell’organizzazione logistica e delle tempistiche.

Non occorre solo stabilire le tempistiche degli eventi di interesse per ospiti (es. cerimonia, aperitivo, cena servita, taglio torta etc) ma occorre anche incastrare logistica, movimentazioni e tempistiche di tutti i fornitori.

Qualche esempio?

-camion che devono entrare uno per volta per scaricare,

-allestimento luci sospeso che va concluso prima dell’allestimento tavoli che vanno conclusi in tempo utile per permettere il lavoro del fiorista, che dovrà poi ritirare al volo tutto prima dell’arrivo dei ragazzi dei noleggi che vengono a smontare il tavolo perché il giorno dopo la location deve essere vuota,

etc etc… dettagli di questo tipo non vengono chiariti dal cliente all’interno degli accordi. Si chiariscono sotto data.

 

E poi il lavoro onsite.

Nel wedding day il lavoro necessario è quello di coordinare  i fornitori all’arrivo in fase di set-up e allestimento e supervisionarne tempi e modalità in fase di erogazione.

Eventualmente* trasporto, display e styling dei materiali (escort cards, tableau, cadeaux, table signs, welcome bags, favors), e eventuale ritiro.

Eventualmente* distribuzione bouquets, corsages, bottoniere etc. e coordinamento dell’ingresso cerimonia (eventualmente* solo se cerimonia in stessa location o con assistente extra).

*eventualmente perché ogni biz fa le sue proprie scelte.

 

Ed è sempre interessante ricordarci anche dei possibili ugrades

che possiamo proporre a questo cliente: materiali stampati, favors, props onsite, assistenti extra, ore extra. Reharsal dinner coordination e direzione on site, coordination e direzione onsite di altri eventi collaterali (welcome dinner, Sunday brunch, attività varie etc).

 

 

In conclusione, per fornire un buon servizio di coordinamento onsite si necessita generalmente di almeno qualche settimana-mese di lavoro precedente alla data.

E tu che ne pensi? Offri il Day-of? Esperienze negative o positive che ci vuoi raccontare? Vieni a raccontarcele su Cheers! Il gruppo FB per wedding planners con la voglia di crescere e migliorarsi.

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